Трудові книжки необхідно зацифрувати до 10 червня 2026 року.

Страховий стаж - одна з головних умов для призначення пенсії за віком в Україні. Від нього залежить, коли людина зможе оформити виплати та чи зарахують їй всі роки та місяці роботи. Якщо у трудовій книжці немає частини записів, у них знайшли помилки або людина втратила саму книжечку, - стаж можна підтвердити іншими документами.

Як це краще зробити, розібрався УНН. 

Стаж для пенсії: чому важливо підтвердити всі періоди роботи

Для призначення пенсії за віком враховується страховий стаж — період, протягом якого працедавець сплачував за людину страхові внески.  У побуті його часто називають трудовим стажем, але після запровадження персоніфікованого обліку вирішальним став саме страховий стаж.

У 2026 році для виходу на пенсію у 60 років потрібно мати не менше 33 років страхового стажу. Якщо його немає, правом на пенсію можна скористатися пізніше: у 63 роки — за наявності щонайменше 23 років стажу, у 65 років — за наявності щонайменше 15 років. Тому навіть кілька місяців або один непідтверджений рік можуть вплинути на дату виходу на пенсію.

Періоди роботи після 1 січня 2004 року обчислюються за даними реєстру застрахованих осіб. Туди потрапляє інформація зі звітності роботодавців про сплачені внески. Натомість періоди роботи до 1 січня 2004 року переважно підтверджуються паперовими документами: 

• трудовою книжкою,  
• архівними довідками,  
• виписками з наказів  
• іншими документами, які містять дані про роботу. 

У трудовій книжці мають правильно написати дати прийняття і звільнення з роботи, назви підприємств, де працювала людина, її посаду, реквізити наказів, підписи та печатки за наявності. 

Якщо запис нечіткий, має виправлення, не містить потрібних реквізитів або відсутній повністю, Пенсійний фонд може попросити додаткові підтвердження. У такому разі людина автоматично не втрачає страховий стаж, але для його підтвердження має зібрати необхідні документи, список яких видадуть у ПФУ. 

Які документи підтверджують страховий стаж людини 

Головний документ, який підтверджує періоди роботи до впровадження персоніфікованого обліку, — трудова книжка. Однак за її відсутності або за відсутності потрібних записів стаж можна підтвердити іншими документами, виданими за місцем роботи, служби, навчання або архівними установами.

До таких документів належать: 

• довідки підприємств, установ чи організацій;  
• довідки правонаступників ліквідованих підприємств;  
• архівні довідки;  
• виписки з наказів про прийняття на роботу, переведення або звільнення; особові рахунки;  
• відомості на видачу заробітної плати;  
• посвідчення;  
• характеристики;  
• письмові трудові договори; 
• угоди з відмітками про їх виконання. 

Також у ПФУ можуть врахувати документи з інформаційних систем підприємств, якщо вони містять дані про періоди роботи. Для окремих категорій людей важливими можуть стати: 

• військовий квиток;  
• довідки територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки; довідки військових частин;  
• дипломи;  
• свідоцтва;  
• документи про навчання за денною формою;  
• документи про догляд за дитиною або за дорослим, який потребував сторонньої підтримки.  

Для періодів після запровадження персоніфікованого обліку ключовими залишаються дані реєстру застрахованих осіб. Якщо людина була підприємцем, можуть знадобитися документи про сплату страхових внесків, єдиного або фіксованого податку залежно від періоду роботи.

Документ, що підтверджує стаж роботи: які варіанти підходять для зарахування стажу 

Якщо у трудовій книжці немає запису про певний період роботи, насамперед варто звернутися до підприємства, де людина працювала. Якщо підприємство діє, воно може видати довідку на підставі кадрових документів, наказів, особових карток, табелів обліку робочого часу, особових рахунків або відомостей про зарплату.

Якщо підприємство змінило назву, його реорганізували або приєднали до іншої структури, слід шукати його правонаступника. У випадку, коли  підприємство ліквідували, документи мали передати до архівної установи. У такому разі потрібно звертатися до державного, галузевого, місцевого архіву або архівного відділу громади чи району.

У довідці про стаж мають бути чітко вказані прізвище, ім’я та по батькові людини, період роботи, посада, дата і номер наказу про прийняття, дата і номер наказу про звільнення, а також підстава, на основі якої видали цей документ. Якщо у папері вказали лише загальні дані без посилання на первинні документи, Пенсійний фонд може вимагати додаткові підтвердження.

Для підтвердження стажу можуть підійти не тільки архівні довідки. Важливими можуть бути будь-які документи, які містять відомості про період роботи: 

• накази; 
• трудові договори;  
• розрахункові листи;  
• відомості про зарплату;  
• профспілкові квитки з відмітками про сплату членських внесків;  
• службові посвідчення.  

Як діяти людині, якій потрібно підтвердити трудовий стаж 

На практиці варто діяти поетапно. Спочатку — перевірити трудову книжку і дані в особистому кабінеті на порталі Пенсійного фонду. Потім визначити, які періоди відсутні або викликають сумніви. Після цього — звернутися до роботодавця, правонаступника або архіву. Важливо зберігати не лише отримані довідки, а й відповіді архівів чи установ про те, що документи не збереглися.

Як підтвердити стаж, якщо в архіві немає документів

Найскладніша ситуація виникає тоді, коли підприємство ліквідували, правонаступника немає, а в архіві документи не збереглися. 

Такі ситуації почастішали від 2014 року та після 2022 року, коли росія двічі здійснила військову агресію проти України. Через це частина архівів, підприємств та установ опинилася на тимчасово окупованих територіях, а частину документів пошкодили або знищили взагалі.  

У таких випадках законодавство дозволяє підтверджувати стаж на підставі показань свідків. Для цього потрібні не менше двох свідків, які знали заявника по спільній роботі на одному підприємстві, в установі, організації або в одній системі. Важливо, щоб ці люди самі мали документи про свою роботу за той період, щодо якого вони підтверджують роботу свого ексколеги. 

Варто відзначити: для того, аби скористатися показами свідків для підтвердження страхового стажу, людині потрібно отримати документальне підтвердження, що вона зверталася до архіву, роботодавця або правонаступника, але документи відсутні, знищені, пошкоджені або не передавалися на зберігання.

Якщо документи знищені або пошкоджені внаслідок бойових дій, диверсій чи окупації, це також має бути підтверджено документально. Для підприємств, які розташовані або були розташовані на тимчасово окупованих територіях чи в районах бойових дій, передбачені окремі підходи до підтвердження стажу.

Якщо стаж не зарахували, рішення можна оскаржити в адміністративному або судовому порядку. До суду краще йти вже з максимально зібраною доказовою базою: копіями трудової книжки, довідками, архівними відповідями, письмовими відмовами, свідченнями та іншими документами.

Чому важливо зацифрувати трудову книжку до 10 червня

До 10 червня 2026 року в Україні триває перехідний період для внесення даних із паперових трудових книжок до Реєстру застрахованих осіб. 

Електронна трудова книжка — це цифрове відображення відомостей про трудову діяльність людини. Її мета — зберегти дані про стаж, спростити оформлення пенсії та зменшити залежність від паперових документів.

Зацифрувати трудову може роботодавець або сам працівник. Для цього потрібно підготувати скановані копії всіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку, а також інших документів, які підтверджують стаж. 

Сканкопії мають бути чіткими, кольоровими, зробленими з оригіналів документів. На них повинні читатися дати, підписи, печатки, назви установ, прізвище, ім’я та по батькові власника. Завантажити документи можна через особистий кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду з використанням кваліфікованого електронного підпису або подати через сервісний центр ПФУ.

Якщо трудову книжку не зацифрувати до 10 червня 2026 року, паперові документи й надалі можуть використовувати для підтвердження стажу. Однак у майбутньому це може ускладнити оформлення пенсії, особливо якщо документ на певному етапі втратили, пошкодили або в ньому виявляться помилки.

Найкращий варіант — перевірити документи заздалегідь. Варто переглянути трудову книжку, звірити всі періоди роботи, перевірити електронні дані на порталі Пенсійного фонду та завантажити сканкопії документів. Якщо виявилися прогалини, неточності або відсутні записи, потрібно не відкладати збір підтверджень. 

Для людей, які працювали до 2004 року, зацифрування трудової книжки особливо важливе: саме ці періоди найчастіше підтверджуються паперовими документами.